¿Alguna vez recibió un correo electrónico que lo dejó preguntándose sobre la persona que lo envió? O peor, ¿alguna vez ha enviado un correo electrónico que luego lamentó? Estar en el extremo receptor de un correo electrónico malo puede dejarlo sacudiendo la cabeza y tratando de descubrir qué demonios estaba pensando la otra persona. Ser quien lo envió puede arruinar un gran día, y puede tener repercusiones adversas más adelante.
La velocidad de enviar un correo electrónico lo ha convertido en el método preferido de comunicación. Ya sea que envíe un correo electrónico personal o comercial, es esencial seguir una etiqueta adecuada para evitar la falta de comunicación o los resentimientos.
Siga la regla de oro tratando al destinatario como le gustaría que lo trataran. Antes de hacer clic en "enviar" en cualquier correo electrónico, tómate un minuto y dale una lectura adicional. El uso efectivo del correo electrónico puede ponerlo en una perspectiva positiva con su supervisor e incluso puede darle una ventaja cuando llegue el momento de una promoción.
No asumas privacidad
Spam: propuesta comercial urgente. Solo una película / Stockbyte / Getty Images Tenga en cuenta que su empresa y el correo electrónico personal pueden no ser privados. Su empresa tiene derecho a leer cualquier cosa enviada desde la oficina, por lo que nunca escriba y envíe información personal o altamente confidencial del trabajo. Es posible que se reenvíen correos electrónicos personales desde casa, así que no ponga nada por escrito que pueda causar un problema si llega a la persona equivocada.
Evitar comentarios ofensivos
Siempre verifique que no haya comentarios ofensivos. Imágenes de héroe / Getty Images Evita los comentarios ofensivos en tu correo electrónico. Esto incluye comentarios racistas, sexistas o negativos sobre otra persona o compañía. Si recibe un correo electrónico ofensivo, no responda ni lo reenvíe a nadie. Nunca use el correo electrónico para decir algo que pueda malinterpretarse o malinterpretarse si vuelve a hablar con su jefe.
No gritar
Manuel Breva Colmeiro / Getty Images Recuerde que cuando escribe en mayúsculas, su correo electrónico aparece como un grito. Algunas personas piensan que hace que su mensaje sea más fácil de leer, pero ese no es el caso. Use una fuente que sea fácil de ver cuando se lee en mayúsculas y minúsculas estándar.
Edita tus mensajes
Edite su correo electrónico antes de enviarlo. Imágenes de héroe / Getty Images Edite sus correos electrónicos antes de enviarlos. Use el corrector ortográfico y revise todos los correos electrónicos comerciales para asegurarse de tener una gramática adecuada. Siempre quieres presentarte como profesional en toda la correspondencia. Revise el correo electrónico personal después de que termine de escribirlo para asegurarse de que logra su objetivo. Dejar caer o agregar una sola palabra puede cambiar el significado de una oración.
Responda con precaución
Verifique todos los campos antes de responder al correo electrónico. kupicoo / Getty Images Conozca la forma correcta de responder a los correos electrónicos que recibe. Preste mucha atención al remitente y a los demás en los campos "a" y "cc". Responda lo más rápido posible en lugar de dejar que su carpeta "guardada" esté demasiado abarrotada.
Evite la necesidad de presionar "responder a todos" antes de mirar para ver quién aparece en el encabezado. Su respuesta puede confundir a otros en la lista, o puede terminar enviando información innecesaria a personas que no conoce. La única vez que debe hacer clic en "responder a todos" es si está seguro de que todos necesitan la información que está enviando.
Conozca sus herramientas de correo electrónico
Westend61 / Getty Images Conozca las herramientas y tipos de correo electrónico. Esto incluye "a", "cc", "bcc" y líneas de asunto. El destinatario principal debe estar en el campo "a". Cuando necesite copiar a alguien, normalmente lo agregaría al campo "cc" o copia al carbón. Si alguien necesita ser copiado sin que los otros en la lista reciban su correo electrónico, use "bcc" o copia oculta. Solo copie a las personas que necesitan saber la información que está enviando.
Nunca reenvíe correos electrónicos en cadena a nadie. Estos pueden ser engorrosos y obstruir los buzones de correo electrónico de las personas hasta el punto de molestarlos. No desea convertirse en la persona que reenvía mensajes que pueden o no ser ciertos.Siempre debe completar la línea de asunto para un correo electrónico relacionado con la empresa, y se prefiere en un correo electrónico personal. Mantenga la línea de asunto lo más corta posible y solo tenga un tema por correo.
Ser breve
No escriba correos electrónicos largos y divagantes. Imágenes de Klaus Vedfelt / Getty La mayoría de las personas prefieren correos electrónicos breves en lugar de mensajes largos y verbales. Si es posible, indique su punto en un par de oraciones. Para un mensaje más largo, comience con un párrafo introductorio que permita a las personas conocer los conceptos básicos. Si tiene más de un tema, divida su mensaje en más de un correo, con un tema por correo electrónico.
Mira tu tono
Verifique su tono antes de enviar un correo electrónico. PhotoAlto / Eric Audras / Getty Images Mantenga un tono positivo en sus comunicaciones por correo electrónico. Recuerde que los comentarios sarcásticos pueden parecer mezquinos en lugar de divertidos.
Guarde el humor sarcástico para las comunicaciones de voz para que otros puedan escuchar el tono de su voz. Esto también incluye la ira. Siempre debe evitar enviar correos electrónicos enojados, o puede arriesgarse a ofender a alguien con quien trabaja o se preocupa.
Use banderas prioritarias con discreción
Sepa cómo usar indicadores de prioridad para correos electrónicos importantes. Imágenes de héroe / Getty Images Si tiene una marca de alta prioridad, úsela solo cuando sea necesario. Usarlo demasiado eventualmente tendrá el efecto contrario que desea y enviará sus correos electrónicos al final de la lista de prioridades para los destinatarios.
Firma con tu nombre
Incluya la información de contacto en su firma de correo electrónico. Marc Romanelli / Getty Images No olvides firmar tus correos electrónicos. Los destinatarios pueden enfadarse si tienen que desplazarse hacia arriba para averiguar quién les envió el mensaje. Si espera una respuesta por teléfono, asegúrese de incluir el número, incluso si sabe que la persona lo tiene archivado. El propósito del correo electrónico es ahorrar tiempo, y tener que detener lo que él o ella está haciendo ralentizará las cosas. Si tiene una línea de firma, manténgala actualizada con la dirección de correo electrónico y los números de teléfono adecuados.
