Trasladar su negocio a una nueva ubicación de oficina es un proceso de varios pasos que requiere una planificación cuidadosa y varios pasos de preparación. Como con cualquier proyecto grande, es mejor dividir la carga de trabajo y asignar tareas específicas a diferentes empleados. Comenzar el proceso temprano y mantener una comunicación abierta y frecuente son las claves para un movimiento exitoso y menos estresante.
Crea una línea de tiempo
Cree una línea de tiempo que incluya todas las etapas esenciales de su movimiento. Para garantizar que el cronograma sea factible, discuta el plan con todos los miembros del equipo involucrados en la mudanza. Sea realista sobre cuánto tiempo necesitará. Una oficina pequeña puede necesitar al menos tres meses para prepararse, mientras que una oficina mediana a grande puede necesitar un plan de seis a ocho meses o más. En cualquier caso, la clave es comenzar lo antes posible.
Diseña el nuevo espacio
El siguiente paso es recopilar toda la información disponible sobre el nuevo espacio. Intente obtener planos o un diseño de piso para poder identificar componentes clave, como enchufes eléctricos y espacio de almacenamiento, y comience a diseñar el nuevo diseño de oficina. También es una buena idea tener un plan de diseño general para su espacio actual para que pueda comparar los dos. Si hay áreas en la oficina actual que no funcionan, identifíquelas ahora para evitar los mismos problemas en su nuevo espacio.
Además, haga una lista de posibles problemas con el nuevo espacio, como un área de recepción más pequeña o menor capacidad de almacenamiento, o tal vez un espacio abierto más grande que requiera más cubículos o paredes temporales. Puede ser necesario contratar carpinteros, pintores, electricistas, instaladores de sistemas u otros profesionales para construir paredes, agregar cableado o hacer cambios cosméticos antes de mudarse.
Construye tu equipo móvil
Para oficinas medianas a grandes, designe a alguien (o solicite voluntarios) de cada departamento o división para coordinar su área particular. Esto puede asignarse al supervisor o gerente del departamento, quien luego puede asegurarse de que cada empleado asuma la responsabilidad de empacar su escritorio, archivos y artículos personales. Para oficinas más pequeñas, puede estar solo. Si es así, identifique algunas personas clave que puedan ayudarlo a coordinar la mudanza.
Su equipo también puede ayudarlo a identificar problemas actuales con el espacio anterior y encontrar posibles soluciones para la nueva oficina. Esta es una excelente manera de incorporar otros puntos de vista y lograr un consenso sobre la mudanza, especialmente si algunos empleados no apoyan el cambio.
Realizar reuniones periódicas
En su agenda, establezca reuniones periódicas para discutir la mudanza y su progreso con todos los empleados. Es importante mantener a todos informados y hacer tiempo para abordar las inquietudes y comentarios de los empleados. Moverse es estresante para todos los involucrados y puede ser más estresante si las decisiones no se comunican adecuadamente.
Determine su presupuesto
Si tiene un monto de presupuesto específico asignado para su mudanza, es importante identificar los costos antes de contratar a los motores, o incluso antes de empacar la primera casilla.
Asignar tareas
Haga que su equipo móvil cree una lista de tareas que deben completarse en las semanas previas a la mudanza, y asegúrese de que las tareas críticas se agreguen a la línea de tiempo / programa. Pregunte a cada gerente o supervisor de departamento qué se requiere de su área, que puede incluir proveedores de servicios especializados, como instaladores de líneas telefónicas o especialistas en redes de computadoras. También asegúrese de que las áreas comunes estén cubiertas, como el área de recepción, el vestíbulo y los espacios de almacenamiento.
Contrata a los motores
La contratación de agentes de mudanzas es una de las tareas más críticas de la mudanza de un negocio, y hay compañías de mudanzas que se especializan en mudanzas de oficina. Al igual que cualquier mudanza doméstica, es importante asegurarse de que la empresa sea confiable y que esté recibiendo el mejor servicio por el costo. Haga su investigación, haga las preguntas correctas y haga que la compañía venga a su oficina para evaluar su mudanza.
Esta tarea se puede asignar a una persona o grupo o a unas pocas personas diferentes, y cada una llama a compañías específicas y luego compara las notas. En cualquier caso, comience temprano para asegurarse de obtener el mejor precio y adaptarse a sus necesidades.
Hacer una lista de contactos
Una lista de contactos ayuda a garantizar que todas las personas con las que hace negocios, incluidos proveedores y clientes, sepan que se muda. Es una buena idea asignar esta tarea a una persona que supervise para evitar que los contactos se caigan por las grietas. Notificar a los clientes y los clientes requiere comunicaciones específicas sobre su nueva ubicación y cómo operará el negocio durante la mudanza. Dicha información es esencial para garantizar que sus clientes no vayan a otra parte por sus servicios.