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Los montones de papel son una molestia, y administrar un sistema de archivo doméstico puede ser un lastre. Sin embargo, debe conservar algunos documentos porque nunca sabe cuándo los necesitará.
¿Cuánto tiempo necesita conservar sus impuestos, recibos, extractos bancarios y otros documentos importantes? Cada tipo de documento es diferente, por lo que querrá asegurarse de conservar todo su papeleo el tiempo suficiente antes de encender la trituradora, incluso si cree que ha terminado con ellos.
Mantener un sistema de archivo de inicio viable
Una clave para crear un sistema de archivo hogareño viable es comenzar a reducir la cantidad de papel que recibe. Realmente puede reducir la cantidad de papel que tendrá que triturar o archivar. Esto significa deshacerse del correo basura, registrarse para recibir facturas electrónicas y no aceptar volantes, cupones que nunca usará, catálogos que nunca leerá u otras efímeras a las que sienta que necesita aferrarse cuando lo conoce Realmente no.
Si deja que esta etapa de clasificación previa se salga de control, puede comenzar a luchar con el desorden de papel. Incluso puede llegar al punto en el que sienta que puede estar acaparándolo. En estos casos, puede ser muy útil comunicarse con un profesional que pueda guiarlo a través del proceso de desorganización.
El segundo paso es asegurarse de tener un buen sistema de administración de correo. Mientras más eficientemente maneje el correo cuando llegue, con menos frecuencia tendrá que hacer una gran sesión de archivo, trituración y reciclaje.
Configurar un sistema electrónico
Deshacerse de su archivo en papel mediante la configuración de un sistema de archivo electrónico le ahorrará espacio y lo eliminará del desorden de papel. Hoy en día, un sistema de archivo electrónico tiene mucho sentido porque es más fácil que nunca.
Para comenzar, necesita un escáner y un lugar para almacenar sus archivos: un sistema de carpetas en una computadora y una copia de seguridad en la nube, así como un disco duro externo. Cuantas más copias de seguridad tenga (en casa y fuera del sitio), más preparado estará para deshacerse de la pila de documentos sin preocuparse por perder algo importante.
Configure carpetas generales para diferentes tipos de documentos (por ejemplo, hogar, impuestos, auto, certificados de nacimiento, etc.) No necesita ser demasiado preciso al almacenar los documentos, ya que los sistemas de archivo electrónico se pueden buscar.
Luego, escanee cada documento y guárdelo en una carpeta de acuerdo con el contenido. Asegúrese de dar a cada uno un nombre de archivo único para describirlo, de modo que pueda encontrarse rápidamente a través de la función de búsqueda de su computadora. Además, agregar la fecha al final del nombre de archivo puede ayudarlo a distinguir el mismo tipo de documento de diferentes períodos de tiempo. Por ejemplo, en lugar de llamar a su factura de servicios públicos utilitystatement.pdf, asígnele el nombre utilitystatement-Feb2019.pdf.
También hay una serie de aplicaciones disponibles que pueden ayudarlo a grabar y almacenar rápidamente una variedad de documentos. Muchos se pueden administrar a través de su teléfono inteligente o tableta, por lo que puede deshacerse del papeleo (especialmente los recibos) cuando no está cerca de la computadora de su casa.
Guardar copias
Para sus documentos más importantes, los expertos aconsejan mantener múltiples copias. Eso puede significar mantener una copia en su almacenamiento en la nube y otra en un disco duro. También podría significar mantener una copia en su archivo electrónico y una copia impresa en una caja fuerte a prueba de fuego.
Documentos para almacenar para siempre
Varios documentos deben almacenarse para siempre. Estos son los más importantes que puede necesitar en cualquier momento en el futuro por una variedad de razones. Asegurarse de que se guarden en un lugar seguro y que una copia sea segura le ahorrará mucho tiempo cuando sea necesario.
- Expedientes académicos: diplomas, transcripciones y cualquier trabajo de cartera que pueda usarse en el futuro al solicitar un trabajo.
- Documentos de adopción
- Certificados bautismales
- Certificados de nacimiento
- Certificados de defunción: pueden ser necesarios a efectos fiscales.
- Licencias de conducir
- Registros de empleo: cualquier cláusula, acuerdo, expediente disciplinario y revisión del desempeño.
- Certificados de matrimonio
- Registros médicos
- Registros militares
- Pasaportes
- Registros de jubilación y pensión
- Tarjetas de seguridad social
- Testamentos
Documentos para almacenar por un cierto período de tiempo
Imagine tener en su escritorio montos y facturas bancarias de por vida. Después de solo una década, esa pila probablemente sería exageradamente grande. Hay muchos tipos de documentos, en su mayoría financieros, que debe conservar durante un cierto período de tiempo, pero que no necesita guardar para siempre. Es posible que tenga que hacer referencia a ellos mensualmente o semanalmente por un tiempo, luego se convierten en otro pedazo de papel por ahí creando desorden.
La parte difícil es saber cuándo puede deshacerse de este tipo de registros. No hay una buena respuesta para todo, pero las pautas recomendadas se basan en lo que es:
- Estados de cuenta bancarios: un mes
- Facturas: un año para cualquier impuesto o garantía relacionada; todas las demás facturas deben triturarse tan pronto como se hayan pagado.
- Facturas de tarjetas de crédito: triture inmediatamente cuando pague.
- Recibos de mejoras para el hogar: guárdelos hasta que se venda la casa.
- Registros de inversión: Siete años después de haber cerrado la cuenta o vendido la seguridad.
- Arrendamientos: Conserve hasta que se haya mudado y haya recibido su depósito del arrendador.
- Cheques de pago y recibos de pago: un año, o hasta que haya recibido su estado de cuenta W-2 para ese año fiscal.
- Recibos de ventas: guárdelos durante la vida útil de la garantía para compras importantes, como electrodomésticos y productos electrónicos. Para cosas como comestibles y ropa, solo guarde el recibo hasta que sepa que no será necesario devolver la mercancía.
- Documentos fiscales: siete años, incluida su presentación y todos los documentos que lo acompañan, como W-2 y recibos.
- Registros del vehículo: Conserve hasta que se venda el bote, el automóvil o la motocicleta.
Cómo deshacerse de los documentos
Triturar documentos es la forma principal de protegerse del robo de identidad. Como regla general, hay ciertos documentos que absolutamente deben triturarse. Esto incluye cualquier cosa que tenga números de cuenta, fechas de nacimiento, nombres de soltera, contraseñas y PIN, firmas y números de Seguro Social.
Si los documentos aún están "activos", debe mantenerlos como referencia, colóquelos en su sistema de archivo de inicio por tema. Solo destrúyalos una vez que ya no estén en uso.
Qué documentos triturar
Cuando haya terminado con estos documentos y ya no los necesite, no dude en triturarlos:
- Recibos de cajero automático
- Estados de cuenta bancarios
- Copias del certificado de nacimiento
- Cheques cancelados y anulados
- Facturas de tarjetas de crédito
- Informes de crédito
- Licencias de conducir (caducadas)
- Documentos de empleo que tengan información de identificación.
- Pasaportes y visas vencidos
- Números de cuenta de inversiones
- Documentos legales
- Inversiones, acciones y transacciones de propiedades.
- Artículos con firma (arrendamientos, contratos, cartas, etc.)
- Etiquetas de equipaje
- Registros médicos y dentales
- Papeles con un número de Seguro Social
- Contraseñas o números PIN
- Talones de pago
- Solicitudes de tarjetas de crédito preaprobadas
- Recibos con números de cuenta corriente, números de tarjeta de crédito o cualquier otra información de identificación
- Formularios de impuesto
- Transcripciones con información de identificación
- Itinerarios de viaje
- Billetes de avión usados
- Facturas de servicios públicos (teléfono, gas, electricidad, agua, televisión por cable, internet, etc.)
Todo lo demás, como el papeleo, se puede reciclar. Asegúrese de tener un sistema de archivo flexible configurado para que pueda mantener estos documentos bajo control. También es una buena idea acostumbrarse a revisar los documentos almacenados de forma regular. Intente hacer esto cuando pague facturas, presente sus impuestos o se encargue de una tarea recurrente similar para que no se olvide y su papeleo se salga de control.